Exercise A on prospects and barriers of future ICT tools

Group 2.121 (exercice A)

• Prospects
  • Arbejder mod fælles mål
  • Får input fra alle aktører
  • Fastlagt krav indbyrdes til hinanden
• Barriers
  • Forskellige interesser
  • Forskellige krav
  • Økonomiske rammer

• Prospects
  • Mange forskellige kompetencer tilrådighed
• Barriers
  • Mange unødvendige data
  • De der har kompetencerne har ansvaret, men der er risiko for at de som skal anvende det i praksis ikke aner hvorledes det skal fungere
  • Alle skal inddrages, for hvis ikke brugerne inddrages kan det forekomme at den funktionalitet der er tiltænkt designet ikke når ud til brugerne

• Prospects
• Barriers
  • Det kræver mange ressourcer til implementeringen, og ressourcerne skal komme fra hver enkelt af parterne
  • Informationen er spredt blandt alle partere – derfor krav til en container hvor alt information er tilgængeligt

• Prospects
  ß Bedre samarbejde virksomhederne imellem (partnerskab) ß Tidsbesparende i form af nedskæring i procestid ß Alle partnere bliver inddraget tidligere og redundans (her tænkes ved udarbejdelse af tegningerne) undgås = tidsbesparelse på længere sigt
• Barriers
  • Kompetence
  • Økonomi

Group 2.122 (exercice A)

Som eksempel på Informations og kommunikations værktøjer, der er med til at gøre samarbejdet mellem forskellige partere lettere kan nævnes Peer to Peer (Kazaa), Instant Messanger, IFC- Standard, database.

De muligheder der er:

• International kommunikation.
• Gemme filer et sted hvor alle har adgang til dem.
• Public/Private- flere kan arbejde med en tegning på samme tid uden at ændre det som en anden person har lavet. Dvs. man kan arbejde i ”layer” med forskellige rettigheder.
• Erfarings- og vidensdeling.
• Samarbejde på tværs af programmer.

Barriere:

• Problemer med sikkerhed
• Brugernes forskellige baggrund/ kendskab til IT.
• Tekniske krav.

Group 2.124 (exercice A)

• Fleksibilitet.
• Platformuafhængigt.
• Dynamisk.
• Man skal kunne arbejde flere samtidig.
• Undgå redundans.
• Man orienteres om i hvilke dokumenter, der er foretaget ændringer og hvilke ændringer, der er lavet.

• Fed layout!
• Brugervenligt.
• Gøres individuelt iht. erhverv.
• Objektorienteret.

• Bygherre stiller større krav materialer.
• Sikre den rette uddannelse og software, ved de enkelte virksomheder. (for at følge udviklingen)

• Sikrer en ensartet opfattelse af bygningen.
• Mindsker antallet af fejl.
• Dokumentation for hele byggeprojektet.

Exercise B on collaboration tools functionality

Group 2.121 (exercice B)

Udnyttelsen af ICT-værktøjer til samarbejde er i fokus pga. stor interesse og udvikling, hvorfor mange nye værktøjer dukker op, som gør webbaserede samarbejdsprojekter en realistisk mulighed for distribuerede arbejdsgrupper. Internettet kan benyttes i forbindelse med mange samarbejdsaktiviteter som fx at holde møder eller diskutere, at arbejde med dokumenter, vidensdeling og en række andre opgaver. Vi tilbyder i dette afsnit et udvalg af ICT-værktøjer til samarbejde.

Delopgave 1:

”Beskrivelse af nogle ICT baserede samarbejdsværktøjer, ud fra funktionalitet, system krav og mulig brug”.

BSCW - Basic Support for Collaborative Work

A 'shared workspace' environment which supports document upload, forum space, event notification, group management and much more. Shared workspaces could be used as intraproject tool in Comenius projects.

Funktionalitet:

• Shared workspaces for exchanging documents
• Private discussion forum
• Download and upload via Web browser
• Workspace keeps you aware of changes

System krav:

• To access a workspace you only need a standard Web browser. To try BSCW visit the CoMuNet Forum Space. To create your own free workspaces you can register at the GMD server (http://bscw.gmd.de).

Mulig brug:

• Kan fx bruges til projectweb.

Studenternet

Nogle af StudenterNets hovedfunktionaliteter er:

• Fildeling for alle projektgrupper med ubegrænset diskplads til rådighed
• Fælles kalender for projektgruppen samt personlig kalender
• Integreret e-mailklient
• Chat, hvor det er muligt at møde andre studerende fra AAU

• StudenterNet er rettet specielt mod studerende på Aalborg Universitet, og adgangen foregår med samme brugernavn som til STADS selvbetjeningssystemet
• Der er ikke nogen umiddelbare pladsbegrænsninger på fildeling
• Det er muligt at have flere forskellige versioner af samme fil liggende
• E-mailklienten er integreret med resten af funktionaliteten
• StudenterSamfundet og andre har også deres kalender liggende hos StudenterNet, så det er muligt at få deres kalendere flettet ind, så alle aftaler er samlet et sted
• StudenterNet varetager de studerendes interesser, så hvis nogle funktioner enten mangler helt eller ikke fungerer tilfredsstillende, så er det de ting, der bliver lavet

Delopgave 2:

”Oprettelse af et virtual samarbejdsmiljø for virksomhed KLP&F A/S, involverende 3 kontorer på forskellige lokaliteter”.

Vi forestiller os at vores virksomhed opstiller følgende funktionskrav til deres kommunikation mellem de tre afdelinger der er i landet. Disse er opstillet ud fra den ide at der er langt mellem afdelinger og det ikke er hver dag de har personlig kontakt. Der er derfor lagt vægt på at kommunikationen mellem de tre afdelinger er netbaseret.

Funktionskrav:

• Mulighed for at dele dokumenter
• Flere på, på samme tid (mere end to)
  • Mulighed for online konference (chatte)
  • Videokontakt over nettet (mere end to)
• Sende filer til hinanden
• Billigt og nemt at lære
• Skal kunne bruges på alle computere
• Mulighed for lagring på lokal server
• Brugeradgang/ Kryptering/ Sikkerhed
• Board til visning af filer/tegninger så der kan være diskussion af ændringer online
• Kalender/ Tidsplan/ Opdeling i Projektmapper(mappestruktur)

Illustration af system:

Delopgave 3:

”Search the WWW for synchronous collaboration tools – Also comment on asynchrounous tools like BCSW. Install and use one synchronous collaboration system”.

http://www.xtec.es/comunet/icttools.htm

Group 2.122 (exercice B)

• Håndtere min. 5 brugere på en gang der sidder på forskellige lokaliteter.
• Visuel- og verbal kontakt.
• Synkron og Asynkron kontakt (opdatering)
• Tegnes i private lag, private - public.
• Tilstrækkelig båndbredde.
• Client-server.
• Tegning bør kunne åbnes i andre programmer… IFC 2.0.
• Modelchecker
• Team-leader.
• Der skal gemmes log-filer. Kan benyttes som vidensdeling.

Group 2.124 (exercice B)

Microsoft Messenger:
Underholdning (spil, dating)
Chat program
Diskussions forum
Fildeling
Direkte video og audio transmission
Meddelelser til mobil tlf.
Mulighed for påmindelser
Fjernsupport
Simpelt whiteboard
Programdeling
Netkøb

Groove:
Chat
Kalender funktion (Outlook kompatibelt)
Fildeling
Diskussions forum
Synkroniseret tekst dokument opdatering
Projekt manager
Direkte billed (jpg, bmp) editering

Yahoo Messenger:
Microsoft Messenger om igen.

Collaboration environnment:
Brugervenligt
Diskussions forum
Fildeling
Kalender
Synkroniseret tekst-dokument opdatering
Audio konversation
Online billed editering (whiteboard)
Mail venligt
osv.

Exercise C on future User Environments, UE

Group 2.121 (exercice C)

Illustrate the current mode of practice of Anthony’s architectual firm:

Analyse, why Anthony needs to change his mode op practice:

• Sharing knowledge
• Gathering experience
• The knowledge stays in the firm and doesn't leave with the employees.
• Old Fashion business style

• Employee interviews
  • To analyse why people leave the firm.
  • To focus on the firms positive and negative sides
• Benchmarking
  • What are the other firms doing

A new system for Anthony’s firm:

• Define a future strategy for the firm
  • How to keep useful knowledge in the firm
    • Make sure the employees likes the work
    • Employee development, make sure the employees has goals for themself as well as for the firm
  • Workshop for all employees
  • Database
    • Sharing knowledge, make available for employees
    • Server - structured, available no matter the location of the workpace
  • Interact through ICT as MSN messenger, ICQ and other programs
  • Socializing through firm trips, breaks, meetings and normal conversation.
  • The firm policy allows the employees to share their knowledge (related or unrelated to the company) through breaks and conversation.

Group 2.122 (exercice C)

Dilemmas:

• High employees turnover rate
• Increased mobile force
• Globalization

Possible problems

1. High employees turnover rate
   • Conservative management
   • Inflexible organization
   • Uniform work, no new challenges.
   • Working conditions/ working environment
   • Salary
   • No employees involvement
2. Increased mobile force
   • Communication
3. Globalization
   • Cultural barriers
   • Technological barriers
   • Human barriers
   • Outside competitors
   • Need to think on an international level

Analysis:

• Interviews
  • What is the reason for the employees turnover rate?
  • What is the reason to have a mobile force?
  • What is the reason to have a global force?
• IT systems
  • Functional demands.
• Marked forces analysis.
• Competitor analysis.

Solutions:

• Reorganize the organization
• Build op a database to collect non-tacit knowledge
• Teamwork so the knowledge can be passed on in the company.
• Master – apprentice relations
• Audio or video record all meeting
• Index the recordings and put it into the database (semi-tacit)
• Create a log

Group 2.124 (exercice C)

Exercise D on Contextual Design and user needs capture

Group 2.121 (exercice D)

Open the Group 2.121 D report

Group 2.122 (exercice D)

Open the Group 2.122 D report

Group 2.124 (exercice D)

Open the Group 2.124 D report

Exercise E on interactive web-based 3D-models

Group 2.121 (exercice E)

The group successfully implemented new functionality in the Drawer model as well as 'repairing' the VRML modelled stool.

Group 2.122 (exercice E)

The group successfully implemented new functionality in the Drawer model as well as 'repairing' the VRML modelled stool.

Group 2.124 (exercice E)

The group successfully implemented new functionality in the Drawer model as well as 'repairing' the VRML modelled stool.

Exercise F on interactive story telling

Group 2.121 (exercice F)

Case:

• CCCo - IT knytter os sammen - kommunikation
• GN – Bajer knytter os sanmen – kommunikation

Synopsis:

• Vores idé, er at vise GN, at IT kan støtte kommunikation i en organisation. CCCo’s tilbudsgivning vs. Gunnar Nielsen’s
• Teknik: Video

Senarios:

• CCCo benytter sig af IT ved deres tilbudsgivning. De har indført database som muliggør at de kan gemme gamle projekter digitalt og kan derfor benytte dem senere. Derud over benytter de sig af et program der besidder information fra leverandørene om de enkelte komponenter som skal benyttes til de forskellige proejkter. Dette gør det muligt for CCCo at give hurtige tilbud ud fra lagrede data om pris, størrelse, mængde og lignende.
• Gunnar Nielsen benytter ikke IT i deres daglige arbejde. Dette har medført at der er en person der besidder viden om priser, mængder og lignende på komponenterne der skal benyttes til tilbudsgivning. Skulle der ske denne ene person noget vil det næsten være umuligt for en ny person at sætte sig ved hans bord og udføre en tilbudsgivning på lige så kort tid som tidligere. Hele tilbudsgvningen er blevet forlænget i form af at den nye medarbejder skal anskaffe sig den sammen viden som den forrige medarbejder.

Da Gunnar Nielsen står for et generations skifte ville det derfor være en fordel for dem at indføre IT i deres tilbudsgivning eksempelvis til at starte med som CCCo har gjort det indtil nu. Dette vil lette den nye medarbejders job for ikke at glemme lette den tid det vil tage for GN at give tilbud på de enkelte projekter. Det kan jo ske at GN til den tid vil være så lang tid om at udføre et tilbud at de allerede inden afgivelsen af tilbuddet har mistet projektet pga. overskridelse af deadlines for tilbudsgivningen.

Ressources:

• Database
• IT-værktøj som hos CCCo til opsamling af komponenternes data (eks. Pris, mængde og størrelse)

Group 2.122 (exercice F)

Formål med story telling:

Præsentation af et aktuelt projekt til kunde på en interessant måde.

Der skal benyttes grafiske fremstillinger for at ”fange” køberen.

Der udarbejdes en webside med beskrivelse af projekt. Herved er det muligt at benytte 3D film til offentlig høring og efterfølgende vise, hvordan det går med projektet.

Scenario:

Der udarbejdes en web-side omhandlende et aktuelt projekt Colas Novejfa skal udføre.

Siden skal indeholde:

• Baggrund for projektet:
  • Miljøgener
  • Trafiksituation før/efter
  
  
• Beskrivelse af projektet.
  • Hvornår er det færdigt
  • Hvem er involveret
  
  
• Oversigtskort med før/efter situation
  
• 3D-film, hvor vejens forløb vises. Her skal det være muligt at klikke ind på de enkelte strækninger, og følge vejens forløb.
  
• Lydkort, der viser hvor mange dB der er omkring vejen. Forklaring af dB ved siden af.

User-interface

Case 2: Colas Novejfa reklame til potentielle kunder!

Siden bygges grafisk op som Case 1.

Der laves en virksomhedsbeskrivelse

• Hvad kan Colas Novejfa.
• Hvorfor skal kunde vælge netop Colas Novejfa.

Mulighed for at se tidligere udførte projekter. Case 1 er tilgængelig, så potentielle kunder kan se, hvad Colas Novejfa kan tilbyde.

Group 2.124 (exercice F)

Exercise G on evaluation of usability

Group 2.121 (exercice G)

Identificere de overordnede mål, som evalueringen skal fastslå.

• Fastslå de problemer GN måtte have ved anvendelsen af hjemmesiden.
• Har implementeringen af hjemmesiden nogen praktisk betydning for de ansatte.

• Ville du benytte hjemmesiden i dit daglige arbejde?
  • Hvad ville du bruge den til?
• Er hjemmesiden overskuelig og logisk opbygget?
• Indeholder hjemmesiden alle relevante oplysninger?

• Spørgskemaer og opfølgning vha. interviews. Spørgeskemaerne giver kvantitative oplysninger. Interviews skal gøre de indkomne oplysninger kvalitative.

• Mange af de ansatte har måske ikke adgang til internettet.
• Hvem er IT-ansvarlig – GN har ingen.
• Har de ansatte kompetence til at kunne evaluerer på hjemmesiden.
• Deltagerne skal være repræsentative for hele virksomheden.

• Spørgsmålet omkring anonymitet skal behandles, og det vælges at opdele spørgeskemaerne op i arbejdsområder. For på denne måde at sikre at den enkelte ansatte er anonym, men samtidig sikre atoplysningerne fra spørgeskemaet kan bruges.

• Svarene til spørgeskemaet vurderes kritisk, og opfølgningen skal f.eks sikre, at spørgsmålene er rigtig forstået.
• Udvælgelsen af deltagerne til evalueringen er måske for dårlig, så dataerne ikke er valide.

Group 2.122 (exercice G)

Decide: A framework to guide evaluation

1. Determine the overall goals that the evaluation addresses
2. Explore the specific questions to be answered
3. Choose the evaluation paradigm and techniques to answer the questions
4. Identify the practical issues that must be addressed, such as selecting participants
5. Decide how to deal with the ethical issues
6. Evaluate, interpret, and present the data

1. + 2. + 3. + 4.

Fase 1

Spørgsmål til brugeren

Quick and dirty
Interviews, spørgeskema

Kvantitativ evaluering

• Er der problemer med den måde, som erfaringsdelingen foregår på i dag?
• Hvilke områder ønsker I at forbedre?
• Forventer I at produktiviteten vil stige ved at indføre et system
• Hvor mange brugere har behov for at få adgang? Ad gangen?
• Hvem skal have adgang til de forskellige informationer? Brugerbegrænsning?
• Hvordan skal informationen opdeles?
• Er det nødvendigt at lægge hele projekter ind på siden?
• Hvilke oplysninger er relevante?
• Skal der indlægges evalueringer på de enkelte projekter? Projektkarakter?
• I hvor stor grad er brugeren interesseret i at skrive erfaringer ind på siden?
• Hvorfra skal det være muligt at få adgang til siden?
• Hvilke søgeområder er relevante?
• På en skala fra 1-10: Hvor vigtigt er designet?

Fase 2

Usability testing
Interviews, spørgeskema, enkelte personer til samtale

Kvalitativ evaluering

• Hvordan virker designet?
• Virker links som de skal?
• Er det brugbart?
• Er der ting der bør ændres, fjernes, tilføjes mv.?
• Er det overskueligt?
• Er det brugervenligt?
• Hvordan er reaktionstiden?
• Er der de relevante oplysninger?
• Er de ønskede mål opfyldt?
• Hvordan virker søgefunktionerne?
• Er opdelingen tilfredsstillende?

Fase 3

Interviews, enkelte personer til samtale, evt. i forbindelse med semestergruppemøde

Kvalitativ evaluering

• Virker det efter hensigten?
• ……

5.
Feks. Udlæggelse af karakterer

• Samtale med de studerende / tilladelse fra de studerende
• Tilladelse fra studienævnet

6. Udvalg med studerende, it-ansvarlig, repræsentant fra studiestedet.

Group 2.124 (exercice G)

Udgangspunktet er opgave D

Determine the overall goals that the evaluation addresses

Explore the specific questions to be answered

Choose the evaluation paradigm and techniques to answer the questions

Identify the practical issues that must be addressed, such as selecting participants

Decide how to deal with the ethical issues

Evaluate, interpret, and present the data